Las soluciones ERP no son nuevas, pero el debate sobre la modernización de los sistemas ERP tradicionales está adquiriendo cada vez más fuerza
Síntomas para un cambio de ERP
Cambiar el ERP, o incluso sólo migrar a una nueva versión es normalmente un proyecto largo y costoso. La necesidad de sustitución del software ERP en las empresas surge habitualmente con algunos síntomas como: incompatibilidad con nuevas versiones de bases de datos o sistemas operativos, retrasos en reporting, problemas de rendimiento en periodos punta, procesos de actualización cada vez más largos, datos inconsistentes y problemas de integración con otras aplicaciones.
Cuando esto ocurre, es muchas veces ya un poco tarde para evitar impactos negativos en el negocio, pero suele ser el punto de inflexión para el inicio de un proyecto de sustitución del ERP.
Sin tener que esperar a que aparezcan estos síntomas negativos, es posible evaluar si un ERP es todavía válido para la organización, analizando y reflexionando internamente sobre los siguientes aspectos, independientemente del tamaño y sector de la empresa:
Los patrones históricos de trabajo soportados por el ERP actual han quedado obsoletos y ya no son operativos. El Modus Operandi tradicional no es eficiente
El resto de las aplicaciones empresariales (CRM, RH, MES, SCM, BI, …) están “oficialmente declaradas” como integradas con el ERP, pero la realidad es que existen silos de información e inconsistencia de datos que provocan falta de confianza en la información obtenida
Muchos empleados trabajan en modo remoto o híbrido, y aunque las VPNs fueron una excelente solución temporal para los primeros meses de pandemia, ahora parece imprescindible disponer de una arquitectura de aplicaciones en la nube y en tiempo real, que ofrezca y garantice a los usuarios conectividad, agilidad, rendimiento y disponibilidad
Resulta tremendamente lento y complicado implementar cambios al modelo de negocio, agilizar la cadena de suministro, automatizar procesos, …, en definitiva, conseguir la flexibilidad y el dinamismo que el mercado y entorno empresarial actual requieren para poder ser competitivo
Con el ERP se obtienen datos, algunos incluso visuales con colores, mapas, gráficos e indicadores, pero son datos que sólo explican el pasado y que usualmente llegan tarde. En la mayoría de situaciones de negocio, resultan poco relevantes para tomar decisiones operativas
Todos estos aspectos son un indicador claro de la necesidad de disponer de un sistema de información basado en una solución más moderna, que nos ayude a ser más eficientes, transforme los datos en información accionable, y permita gestionar y dirigir mejor la compañía.
Para abordar estos desafíos y ayudar a las empresas a conseguir los objetivos mencionados, ha surgido una nueva generación de ERPs modernos, y los analistas han aprovechado para instaurar el concepto de ERP inteligente.
Concepto de ERP Inteligente
La evolución en el mundo de los ERPs viene a constatar un cambio de paradigma, en donde es evidente una evolución desde los ERP tradicionales considerados como sistemas de registro de información, hacia soluciones más inteligentes, proactivas, participativas y de ayuda a la toma de decisiones corporativas.
Un ERP inteligente es un software de gestión empresarial que se apoya e incorpora soluciones analíticas y tecnológicas. Combina la funcionalidad tradicional de un ERP clásico para gestionar los procesos empresariales (Finanzas, Compras, Ventas, Facturación, Inventarios, Producción …), con opciones y soluciones de inteligencia artificial (IA), analítica de datos y automatización de procesos.
Ventajas y Casos de Uso
Dirigir una empresa moderna sólo con la información proporcionada por un ERP tradicional ya no es suficiente. Las organizaciones necesitan soluciones que ofrezcan información de todas las áreas de operación, con acceso a fuentes de datos sincronizadas, y con la posibilidad de adaptarse rápidamente al dinamismo de los negocios.
Con la incorporación de tecnologías de Machine Learning (Disciplina de la IA), el ERP inteligente aprende de los patrones de datos/transacciones y recomienda acciones o cambios en los procesos de forma sistemática y automática. Esto aporta un valor añadido al negocio muy significativo en forma de reducción de costes, control de procesos, una mejor gestión de riesgos, análisis más precisos y completos, un retorno de inversión más rápido, y una mayor aceptación por parte del usuario.
Con estas capas tecnológicas, los empleados, clientes y colaboradores pueden beneficiarse de una red de conocimiento continuo y automatizado basado en datos en tiempo real, reglas de negocio predefinidas, y conexiones analíticas. Estas tecnologías que enriquecen al ERP clásico, permiten identificar patrones, adaptar los flujos de trabajo, automatizar tareas y activar alertas cuando surge un riesgo potencial.
El valor añadido que proporciona un ERP Inteligente a las empresas es mucho más alto, ofreciendo análisis empresariales precisos y en tiempo real, que repercuten en una mejor toma de decisiones corporativas.
Los siguientes casos prácticos muestran alguna de las ventajas que ofrece un ERP inteligente en diferentes aspectos y áreas de negocio:
Automatización: Definir o modificar flujos de trabajo (workflows) no configurados al inicio. Supongamos que cada vez que hay un pedido de compra con unas características específicas y superior a 10.000 €, se está exigiendo una segunda firma del directivo del área de negocio implicada para aprobar la compra. A pesar de que durante el proceso de implementación no se hubiera configurado así el workflow, el ERP inteligente es capaz de detectar el patrón y actualizar el flujo de trabajo, de forma que cuando se produzca un pedido con esas características específicas, se procederá de esta forma
Eficiencia: Propuesta de modos de actuación más ágiles. El ERP inteligente puede detectar procedimientos de trabajo de algún usuario que podrían ser más eficientes, y proponerle una forma diferente de operar para por ejemplo realizar un abono de una factura o una devolución de un producto. Así se “educa” a los usuarios y se les ayuda a ser más eficientes en su día a día.
Gestión Comercial – Las funciones de IA integrada en el ERP ayudan a:
– Optimizar precios y segmentar clientes por valor
– Predecir las ventas del próximo mes/trimestre/año con mucha precisión
– Incrementar la venta cruzada, recomendando a los clientes los productos que aún no tienen contratados con más probabilidad de contratación
– Anticiparse a posibles bajas en modelos de negocio de suscripción
Gestión de inventario - Balancear los stocks por producto (evitando rupturas y excesos) para garantizar las operaciones comerciales y evitar costes innecesarios. Los modelos de forecast de Machine Learning integrados en el ERP, ofrecen una previsión de la demanda muy exacta, que permite optimizar los stocks de productos y planificar las compras de reposición con anticipación
Optimizar la Producción: El Internet de las cosas (IOT) a través de sus sensores, proporciona información que alimenta al ERP con datos de los procesos de fabricación en tiempo real (Industria 4.0). Con estos datos, y sin que ningún humano tenga que comprobar ni hacer nada, el ERP proporciona información sobre la trazabilidad de la producción, conoce de qué lote procede un material específico, sabe puntualmente las posibles necesidades de mantenimiento de la maquinaria (si falta aceite o agua, hay que reemplazar el papel, …) y también permite gestionar parámetros como temperatura, presión u otros ajustes, estableciendo límites y alertas que se controlan con la conexión a los sensores IOT. Estas funciones ayudan a optimizar la energía consumida, el mantenimiento necesario y evidentemente reducen costes de fabricación
Reducir Tiempos de Análisis y Búsquedas: Con un ERP inteligente, todos los datos relevantes para la actividad de la empresa se encuentran recopilados dentro de un mismo almacén de datos. El ERP reconoce qué datos son relevantes en cada contexto gracias a experiencias anteriores (aprendiendo con machine learning), y puede ayudar a optimizar procesos como podemos ver en estos dos casos de ejemplo:
– Un laboratorio farmacéutico con más de 1 millón de posibles combinaciones distintas de pruebas de elementos químicos junto con sus resultados. Con la información en tiempo real, el ERP puede comprobar qué combinación de elementos químicos es la que mejor resultado ofrece para un cierto caso, y reducir así enormemente el tiempo y costes incurridos en este proceso
– Una empresa de servicios (Call Center) con un volumen de llamadas de clientes importante para conocer la situación de una incidencia en concreto. El cliente interacciona con el contestador automático de la empresa, y le indica cuál es el motivo de su llamada. Con esta información, el ERP es capaz de reconocer el tema y asignarlo automáticamente a un operador que haya tenido una experiencia previa satisfactoria con ese cliente, o bien a la persona con más experiencia en la resolución de ese tipo de problemas. De esta forma, se mejora muchísimo la experiencia del cliente y la percepción de servicio.
Gestión financiera - Los “asistentes inteligentes” están automatizando funciones contables repetitivas, y mejoran la eficiencia del proceso de transacciones, verifican la exactitud de los informes, aumentan la productividad del departamento contable, y hasta incluso pueden predecir los resultados financieros futuros en función de las tendencias y los datos del mercado.
Hay muchos ejemplos de mejoras significativas en procesos de gestión de cobros, reconciliación automática de pagos, gestión de reclamaciones, tareas de auditoría y cumplimento de normativas y regulaciones
Características de un ERP Inteligente
Con un ERP, la empresa tiene que cubrir los requerimientos funcionales que afectan a todas las áreas empresariales, sin limitarse sólo a requisitos funcionales de algunas áreas de negocio como Finanzas, Compras o Producción.
Esta cobertura funcional global permite a las empresas gestionar de forma eficaz y sin demoras los procesos empresariales en todos sus ámbitos, como cierres financieros, gestión de cobros y pagos o la planificación de necesidades de materiales (MRP).
Cada compañía en su sector tiene necesidades específicas y debe poder escoger el ERP más idóneo a sus circunstancias y modelo de negocio. Es importante seleccionar un ERP adecuado, que se ajuste a las necesidades, pero que además admita personalizaciones e implementación de pequeñas extensiones sin comprometer las actualizaciones a nuevas versiones.
También es importante que cubra la normativa y regulaciones de la empresa, sector o país, y que sea fácilmente adaptable a posibles cambios de normativas.
Todo esto no es nuevo, pero para seleccionar un ERP moderno es necesario evaluar el nivel de inteligencia que ofrece, y para ello es importante evaluar las siguientes características, que si se cumplen, le pueden otorgar el calificativo de ERP Inteligente.
1 - En la Nube y en Tiempo Real
Los sistemas ERP modernos son aplicaciones en la nube. Ágiles, continuamente actualizados, configurables, más rápidos de implementar, escalables y disponibles en cualquier momento y lugar, para que los sistemas de información de una organización funcionen permanentemente.
Los datos se generan y acumulan cada segundo del día en múltiples áreas de negocio, y un sistema ERP inteligente realiza las actualizaciones y procesos en tiempo real. Esto permite actuar inmediatamente con decisiones adecuadas que pueden ser clave para mejorar los resultados de la empresa. Los ERP tradicionales con actualizaciones “Batch” y despliegue en servidores locales han quedado obsoletos.
2 - Cognitivo e Innovador
Las empresas han adoptado históricamente un enfoque determinista para tomar decisiones, basándose sobre todo en datos numéricos estructurados procedentes de la propia empresa. Este enfoque tuvo éxito en el pasado, pero ahora ya no es suficiente en un mundo más interconectado y complejo, donde toda organización tiene acceso a enormes cantidades de datos tanto internos como externos.
Las empresas tienen datos estructurados (organizados en un formato específico, como dentro de una hoja de cálculo o una base de datos) que recopilan y utilizan durante sus operaciones diarias, pero también disponen de volúmenes mucho mayores de datos no estructurados (informales y cualitativos que no tienen un formato específico, como el contenido de informes o correos electrónicos), que son mucho más difíciles de analizar y obtener valor de ellos, pero que ya se están utilizando en muchos modelos predictivos basados en IA.
Un dato no estructurado muy relevante es el conocimiento tácito (información implícita no escrita, como las formas en que las personas trabajan y el conocimiento o experiencia que tienen). Obtener conocimiento tácito ofrece enormes beneficios a las empresas, especialmente en fusiones y adquisiciones, para preservar la información corporativa en caso de que los empleados se vayan, y para ayudar a la renovación del personal en organizaciones con una fuerza laboral envejecida a punto de jubilarse.
La empresa moderna para ser competitiva necesita mejorar el proceso de toma de decisiones evitando errores que a menudo se producen por simplificar demasiado el problema, o ignorar las incertidumbres inherentes. Para ello, además de contar con los tradicionales datos estructurados, internos, numéricos y cuantitativos hay que incorporar todos estos datos no estructurados probabilísticos, externos, textuales y cualitativos.
Un ERP inteligente dispone de un núcleo de análisis de datos procedentes de múltiples fuentes. La posibilidad de combinar y analizar datos internos y externos, estructurados o no, representa una innovación que permite obtener información precisa y crucial para el negocio en tiempo real.
La capacidad de gestionar todos estos datos en tiempo real y vincularlos con aspectos analíticos a través de tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) y de Automatización de Procesos, convierte la analítica de datos en conocimiento. La empresa evoluciona desde su analítica descriptiva tradicional, a una analítica predictiva y prescriptiva, en donde es posible disponer de predicciones de procesos y transacciones, recomendar o procesar acciones automáticas, conseguir información y patrones que nunca se habían tenido, preservar la información y know-how de la compañía en los procesos (y no en las personas), y en definitiva, ofrecer valor en tiempo real.
Con la complejidad y volumen de datos actuales disponibles, la ausencia de tecnologías de IA en un ERP, genera una información sesgada e incompleta de la realidad, lo que desemboca inevitablemente en una toma de decisiones poco precisa y repercute negativamente en la marcha del negocio.
El éxito de una empresa moderna depende en gran medida de la velocidad y la capacidad de anticiparse y adaptarse a los cambios detectados en todos los aspectos del negocio, por lo que lo cognitivo es un elemento fundamental, y está convirtiendo en historia, algunos de los procesos de negocio tradicionales aún vigentes en muchas compañías.
3 - Ágil
Un sistema ERP inteligente debe ser fácil de usar, interactivo e intuitivo. La tecnología y los procesos que brinda a los usuarios proporcionan una experiencia diaria de trabajo fácil e intuitiva, que independientemente de su rol, les permite reducir riesgos, priorizar los temas urgentes, anticipar situaciones con clientes antes de que se conviertan en problemas, y evitar la necesidad de manejar manualmente tareas repetitivas y redundantes.
Esta agilidad permite flujos de trabajo más flexibles y transparentes, para poder aplicar cambios de forma sencilla, y que toda la organización tenga visibilidad de lo que está sucediendo. De esta forma, los procesos de negocio funcionan de manera integrada y posibilitan tomar decisiones que conduzcan a un mejor desempeño.
4 - Conectado
Detectar lo que está sucediendo dentro de la empresa es fundamental para establecer de manera inteligente el rumbo correcto y modificarlo a medida que ocurren los acontecimientos. Pero existe también todo un ecosistema de procesos, eventos, y colaboradores/entidades externas que tienen un impacto muy significativo en la marcha del negocio.
Con un ERP Inteligente, además de disponer de los datos transaccionales propios del ERP (como facturas, pagos, ventas, stocks, …), se tiene acceso también a los datos procedentes de otras aplicaciones empresariales internas, o incluso a datos de fuentes externas como las redes sociales, el clima, los clientes/proveedores, las noticias, los datos de los sensores IOT, …. todo ello incorporado a la analítica de datos para generar información en tiempo real, y ayudar a la empresa a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
5 - Colaborativo
Las empresas han vivido muchos años utilizando múltiples aplicaciones desconectadas que provocaban islas de información. En algunos casos han llegado incluso a basar muchos de sus procesos de negocio, en procedimientos manuales y soportados por hojas de cálculo.
La empresa actual es altamente colaborativa, y la colaboración es fundamental para cumplir con las expectativas de la experiencia del cliente.
Un ERP inteligente cuenta con datos sincronizados de todas las áreas de negocio, facilitando la gestión, la visibilidad, la información disponible y las acciones a tomar. Esta cobertura de datos global evita los "puntos ciegos" entre aplicaciones empresariales, y elimina la existencia de procesos poco estructurados como las típicas aprobaciones paralelas, informes de gastos y costes externos, generación de rutas comerciales, ubicaciones manuales de inventarios, …
La posibilidad de extender la colaboración más allá de los muros de la empresa, significa extender el valor de sus operaciones y conseguir que proveedores, clientes, colaboradores comerciales, diseñadores o ingenieros formen parte de la empresa digital virtual.
6 - Escalable
El mundo empresarial es tremendamente dinámico. Las empresas fluyen y se transforman con el tiempo. Por ello, la posibilidad de escalar hacia arriba o hacia abajo, es algo fundamental en un software ERP, para que su ciclo de vida acompañe a las empresas en sus posibles cambios y transformaciones.
Los modelos de precios basados en suscripciones, como pago por uso, facilitan esta escalabilidad. El modelo más común usado actualmente es un precio de suscripción (Basado en funcionalidad y/o número de usuarios) que permite esta adaptabilidad de pago según las necesidades dinámicas de una empresa moderna con posibles fluctuaciones y cambios a lo largo de su trayectoria
Evolución del Mercado de Soluciones ERP
Los principales proveedores de soluciones ERP afirman tener tecnologías incorporadas a su plataforma, que hacen que podamos considerarlo un ERP inteligente.
Es muy complicado verificarlo al 100%, pero debido a mi reciente participación en varios procesos de selección de ERPs para diferentes compañías, puedo poner aquí algunos ejemplos de la evolución de alguno de los sistemas ERP que he tenido la oportunidad de analizar con mayor o menor profundidad:
Oracle NetSuite - Es un producto en la Nube y en Tiempo Real, con una interfase de usuario muy intuitiva y facilidad de integración con aplicaciones externas. Ofrece funcionalidades de IA con análisis predictivos y recomendaciones para la eficiencia de los usuarios al utilizar la aplicación. Incorpora un motor de análisis de datos que puede incluir datos externos e internos. Su diseño de workflows admite funciones de automatización de procesos muy interesantes
Microsoft Business Central - Es un producto en la Nube y en Tiempo Real que sustituye al antiguo Navision. La interfase de usuario Web es intuitiva y ofrece facilidades de integración y conectores con aplicaciones externas. Dispone de un módulo de IA adicional que proporciona agentes virtuales, predicciones de ventas y modelos predictivos para mejorar el servicio de atención al cliente.
SAP S/4HANA Cloud - Suite ERP en tiempo real construida sobre una plataforma avanzada en memoria. Utiliza modelos de Machine Learning con sus datos.
Epicor - Ofrece un interfase de usuario por comandos de voz (EVA) basado en IA para mejorar la productividad y agilizar las tareas rutinarias. También proporciona recomendaciones basadas en datos como la detección de anomalías en la fabricación.
Resumen de aspectos a evaluar para un cambio a un ERP Inteligente
Al seleccionar un ERP hemos de valorar que sea funcionalmente completo y adecuado al tamaño, sector y modelo de negocio de la empresa. La Etiqueta de Inteligente, la proporciona el énfasis en lo cognitivo, la innovación y la automatización de procesos.
Incorpora tecnologías de inteligencia artificial (incluyendo machine learning), automatización de procesos y análisis de datos, no como un simple complemento, sino como una parte central de la plataforma
Dispone de un núcleo de gestión y análisis de datos internos y externos
Es escalable, con despliegue en la nube y en Tiempo Real
Conectado, Ágil y Colaborativo
Conclusiones
Los procesos de negocio tradicionales en un ERP tradicional como generar facturas, contabilizarlas, ejecutar informes, archivar información, pedidos de compra y venta, … son ya historia por sí solos. Los ERP Inteligentes nuevas formas de actuar para conseguir mejores objetivos, con otro modus operandi.
Un ERP inteligente aplica la inteligencia y experiencia a los procesos de la empresa. Combina toda la información disponible, consiguiendo una solución personalizada, predictiva, automatizada, ágil, precisa, anticipativa, ejecutiva y de alta disponibilidad.
De esta forma es posible prever, avanzar, anticipar, evaluar, mostrar tendencias, predicciones, alertas, … todo con su correspondiente explicación, análisis y acción propuesta o realizada automáticamente.
Ya no es suficiente con señalar o marcar, un ERP Inteligente actúa, ejecuta, y decide o ayuda a decidir. No hay que esperar a obtener un dato del informe mensual o comprobar los indicadores en rojo en el panel de Business Intelligence, sino que el sistema nos permitirá anticiparnos, y propondrá/ejecutará una acción correctiva.
Un ERP inteligente está diseñado para tomar decisiones por nosotros o enviarnos información si el tema exige intervención humana. Para ello dispone de un motor de IA y de un sistema de automatización de procesos perfectamente entrenados.
En un mundo interconectado en el que los procesos de negocio están relacionados con clientes y proveedores de cualquier país y alojados en la nube, los pedidos de compra y venta, la logística, la gestión de pagos y cobros, la liquidación de impuestos, … no pueden depender de si el usuario toca o no la tecla adecuada para entrar un dato, los datos están ahí y se generan siguiendo algoritmos precisos. Este escenario empresarial requiere un sistema de información basado en una solución inteligente que conozca y tenga acceso a cada dimensión del negocio, y que lo proyecte o ejecute según los parámetros establecidos.
