La Inteligencia Artificial está liderando una revolución en las empresas al transformar el proceso de toma de decisiones. Las tecnologías emergentes están permitiendo a las empresas adoptar estructuras organizativas mucho más planas y adaptables, impulsando equipos de trabajo más autosuficientes y creativos, y eliminando las barreras y bloqueos tradicionales.
Este cambio organizativo no solo busca acelerar el proceso de decisión, sino también promover la capacidad creativa de los profesionales y evitar los bucles interminables de coordinación e informes. Es una transformación profunda que requiere una modificación sustancial a nivel global, reconsiderando completamente el modus operandi existente.
Para conseguir esta transformación organizativa, es necesario establecer marcos de trabajo que permitan a los empleados aprovechar la experiencia de los demás, evolucionando desde la estructura presencial tradicional, hacia un modelo asíncrono distribuido. Esta transformación provoca una operativa mucho más dinámica, eficiente y productiva, soportada por datos y tecnología.
Aunque este cambio pueda resultar complicado de implantar en algunos sectores y culturas corporativas, sus beneficios son inmensos, y tienen el potencial de impulsar la innovación y el crecimiento empresarial.
El viaje de esta transformación organizativa puede producirse en varias etapas, desde la estructura presencial que es el modelo organizativo más antiguo caracterizado por la asistencia al lugar de trabajo, con una estructura jerárquica bastante rígida y burocrática y una comunicación vertical, en donde las tareas de coordinación se basan en reuniones y documentos (Texto, hojas de cálculo, emails y presentaciones).
La tecnología utilizada en esta etapa es el procesamiento de datos, incluyendo sistemas transaccionales de bases de datos y aplicaciones de ofimática.
En muchas organizaciones, la evolución natural (sobre todo impulsada por la pandemia), ha consistido en pasar a una estructura virtual, que viene a ser una “copia digital” de la estructura presencial. Las reuniones y documentos siguen siendo las herramientas de gestión y coordinación, pero en este caso, sin la necesidad de tener que estar todos físicamente presentes. Se mantiene la jerarquía y un horario común de trabajo.
La estructura remota es la siguiente etapa y va un paso más allá de simplemente organizar actividades vía reuniones virtuales. La gestión de tareas es diferente, y aparecen con fuerza los conceptos de colaboración y equipos, estableciendo grupos de personas trabajando juntas para lograr un objetivo común. La tecnología utilizada en esta etapa supone la implementación de herramientas que permiten a muchas personas gestionar actividades y disciplinas a distancia, y no necesariamente trabajando con el mismo horario. Este cambio ofrece una mayor flexibilidad y eficiencia tanto para los profesionales como para la empresa.
La estructura asíncrona es el último eslabón en esta evolución de la estructura organizativa. Con la ayuda de los datos y tecnologías emergentes con especial énfasis en la Inteligencia Artificial, las empresas pueden conseguir equipos de trabajo más autosuficientes y menos jerárquicos, evitando las “barreras y bloqueos organizativos” tradicionales.
Las aprobaciones no desaparecen, siguen siendo parte del proceso, pero no lo detienen
La coordinación del trabajo se realiza de forma asíncrona, utilizando herramientas como cuadros de mando de tareas en tiempo real, y documentos colaborativos en línea
Los procesos de toma de decisiones son más distribuidos y la coordinación es mucho más efectiva
Llegar a este nivel exige hacer cambios importantes tanto en la tecnología, como en los procedimientos utilizados. No se consigue con pequeños cambios incrementales como optimizar uno o varios procesos, o eliminar un nivel organizativo de la estructura jerárquica tradicional. Hace falta una modificación sustancial a nivel global, reconsiderando completamente el modus operandi existente.
Las empresas pasan del correo electrónico a los cuadros de mando en tiempo real, de convocar reuniones a cualquier hora, a tener que respetar horas de trabajo profundo y reservar un espacio de tiempo específico para reuniones, de enviar y gestionar múltiples versiones de documentos, a compartir y actualizar documentos de forma colaborativa, y de decidir con métricas basadas en hechos pasados, a disponer de indicadores obtenidos en tiempo real y con predicciones de futuro.
Los resultados son muy evidentes. Las empresas que adoptan modelos organizativos asíncronos son más flexibles y eficientes. Además de favorecer la retención del talento, consiguen mejorar sus resultados, procedimientos internos, y su proceso de toma de decisiones, lo que les lleva a obtener una ventaja competitiva significativa en el mercado.